Ochrana osobných údajov

1. Úvodné informácie

1.1 Zásady o spracúvaní osobných údajov (ďalej len „Zásady“) poskytujú informácie o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb zo strany spoločnosti AZ FLEX, s.r.o., a to predovšetkým v súvislosti s nákupom tovaru zo strany dotknutých osôb od uvedenej spoločnosti vrátane súvisiacich účelov spracúvania osobných údajov. 1.2 Všetky spracovateľské operácie s osobnými údajmi dotknutých osôb sa uskutočňujú výlučne v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie GDPR“) a v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“). 1.3 V súvislosti so spracúvaním osobných údajov podľa týchto Zásad je kladený maximálny dôraz na bezpečnosť spracúvaných dát a ochranu súkromia dotknutých osôb. Všetky spracovateľské operácie s osobnými údajmi sa uskutočňujú v nevyhnutnom rozsahu a po nevyhnutnú dobu na dosiahnutie stanoveného účelu spracúvania. 1.4 Tieto Zásady predstavujú dokument vypracovaný predovšetkým v súlade s ustanovením čl. 12 a 13 Nariadenia GDPR s cieľom v zrozumiteľnej, transparentnej a ľahko dostupnej forme poskytnúť všetky informácie o účeloch spracúvania osobných údajov a ďalších nevyhnutných informáciách. Tieto Zásady môžu ďalej obsahovať informácie v súlade ďalšími ustanoveniami Nariadenia GDPR a Zákona.

2. Identifikácia prevádzkovateľa a kontaktné údaje

2.1 Vaše osobné údaje na účely uvedené v týchto Zásadách spracúva spoločnosť AZ FLEX, s.r.o., so sídlom: Štrková 968/10C, 010 09 Žilina - Bytčica, IČO: 36 422 851, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina, oddiel: Sro, vložka číslo: 15429/L (ďalej len „Prevádzkovateľ“ alebo „Spoločnosť“). 2.2 V prípade akýchkoľvek dopytov, podnetov alebo iných podaní v súvislosti s agendou ochrany osobných údajov a ochrany súkromia nás môžete kontaktovať nasledovnými spôsobmi: a) poštou, zásielkou zaslanou na adresu sídla spoločnosti, b) e-mailom zaslaným na e-mailovú adresu: eshop@azflex.sk, c) telefonicky na telefónnom čísle +421 910 944 298.

3. Účely spracúvania osobných údajov

3.1 komunikácia so zákazníkmi, vypracovanie cenovej ponuky, riešenie sťažností, dopytov a požiadaviek potencionálnych zákazníkov alebo zákazníkov: V prípade, že zákazník alebo potencionálny zákazník kontaktuje Prevádzkovateľa dochádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby na nasledovné účely: 3.1.1 spracúvanie osobných údajov na účely vybavovania otázok a podnetov zaslaných prostredníctvom kontaktného formulára, ktorý sa nachádza na webovej stránke prevádzkovateľa vrátane následnej komunikácie so zákazníkom / potencionálnym zákazníkom Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel sa uskutočňuje na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, pričom oprávnený záujem spočíva v možnosti realizovať a poskytnúť zákazníkom odpovede a reakcie na ich dopyty a otázky. Osobné údaje budú uchovávané po dobu 1 roka od dňa vybavenia dopytu zákazníka / potencionálneho zákazníka alebo zaslania odpovede na otázku. Osobné údaje spracúvané na tento účel môžu byť poskytnuté na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, a to pri kontrole, dozornej činnosti alebo na základe žiadosti týchto orgánov, ak to vyplýva z osobitných predpisov. Poučenie: Spracúvanie osobných údajov sa uskutočňuje na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa a dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka. V prípade takéhoto namietania, prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže: a) nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo b) dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedený účel má dotknutá osoba nasledovné práva: právo na prístup, právo na opravu, právo na vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo namietať a právo podať sťažnosť dozornému orgánu (podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých práv nájdete v sekcii výkon práv dotknutej osoby). 3.1.2 spracúvanie osobných údajov na účely vybavovania sťažností vrátane následnej komunikácie so zákazníkom / potencionálnym zákazníkom; Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel sa uskutočňuje na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, pričom oprávnený záujem spočíva v snahe budovať spokojnosť zákazníkov vo vzťahu k poskytovaným službám, efektívne riešiť príp. sťažnosti zákazníka a predchádzať tak možným sporom a negatívnej reklame. Osobné údaje budú uchovávané po dobu 3 rokov od dňa vybavenia sťažnosti alebo dopytu zákazníka. Osobné údaje spracúvané na tento účel môžu byť poskytnuté na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, a to pri kontrole, dozornej činnosti alebo na základe žiadosti týchto orgánov, ak to vyplýva z osobitných predpisov. Poučenie: Spracúvanie osobných údajov sa uskutočňuje na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa a dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka. V prípade takéhoto namietania, prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže: a) nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo b) dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedený účel má dotknutá osoba nasledovné práva: právo na prístup, právo na opravu, právo na vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo namietať a právo podať sťažnosť dozornému orgánu (podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých práv nájdete v sekcii výkon práv dotknutej osoby). 3.1.3 spracúvanie osobných údajov na účely vypracovanie cenovej alebo obchodnej ponuky; Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel je nevyhnutné na to, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR. Osobné údaje budú uchovávané po dobu platnosti cenovej / obchodnej ponuky. Osobné údaje spracúvané na tento účel môžu byť poskytnuté na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, a to pri kontrole, dozornej činnosti alebo na základe žiadosti týchto orgánov, ak to vyplýva z osobitných predpisov. Poučenie: Poskytnutie osobných údajov je požiadavkou nevyhnutnou v rámci predzmluvných vzťahov – bez poskytnutia osobných údajov nebude možné vypracovanie cenovej alebo obdobnej ponuky. V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedený účel má dotknutá osoba nasledovné práva: právo na prístup, právo na opravu, právo na vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť, právo podať sťažnosť dozornému orgánu (podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých práv nájdete v sekcii výkon práv dotknutej osoby). 3.2 registrácia zákazníka, objednávka, predaj tovaru, uplatnenie zodpovednosti za vady a prieskum spokojnosti zákazníkov: V prípade, že si dotknutá osoba ako zákazník u Prevádzkovateľa objedná tovar, a to či už ako registrovaný alebo neregistrovaný zákazník, príp. dôjde k uplatneniu zodpovednosti za vady dodaného tovaru, dochádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby na nasledovné účely: 3.2.1 v prípade udelenia súhlasu zo strany dotknutej osoby pri registrácii budú osobné údaje spracúvané na účely vytvorenia užívateľského účtu (vytvorenie užívateľského účtu predstavuje pre dotknutú osobu zjednodušenie nákupného procesu) s cieľom zefektívniť nákupný proces dotknutej osoby Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel sa uskutočňuje na právnom základe súhlasu dotknutej osoby, pričom dotknutá osoba má právo svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek odvolať. Osobné údaje budú uchovávané po dobu platnosti udeleného súhlasu (teda po dobu kým nedôjde k odvolaniu súhlasu), príp. do doby zrušenia užívateľského účtu (neaktívne užívateľské účtu, t.j. užívateľské účty, pri ktorých od posledného prihlásenia uplynulo viac ako 5 rokov, budú automaticky vymazané), a to podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr. Osobné údaje spracúvané na tento účel môžu byť poskytnuté na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, a to pri kontrole, dozornej činnosti alebo na základe žiadosti týchto orgánov, ak to vyplýva z osobitných predpisov. Poučenie: Poskytnutie osobných údajov na tento účel je dobrovoľné, pričom dotknutá osoba má právo tento súhlas kedykoľvek a bez udania dôvodu odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov pred jeho odvolaním. Odvolanie súhlasu je možné zaslaním e-mailovej správy na e-mailovú adresu v bode 2. tohto oznámenia, príp. poštou na adresu sídla prevádzkovateľa. Pre zjednodušenie postupu je možné použiť formulár na odvolanie súhlasu, ktorý je na stiahnutie TU. V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedený účel má dotknutá osoba nasledovné práva: právo na odvolanie súhlasu, právo na prístup, právo na opravu, právo na vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť, právo podať sťažnosť dozornému orgánu (podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých práv nájdete v sekcii výkon práv dotknutej osoby). 3.2.2 spracúvanie osobných údajov na účely prijatia objednávky, jej spracovanie, uzatvorenie kúpnej zmluvy, dodanie objednaného tovaru, vyúčtovanie platby a príp. riešenie ďalších práv a povinností zmluvných strán vyplývajúcich z obsahu uzatvorenej zmluvy (VOP) Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel sa uskutočňuje na právnom základe uzatvorenia a plnenia zmluvy, ktorej jednou zo zmluvných strán je dotknutá osoba, a to podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR. Osobné údaje budú uchovávané po dobu plnenia zmluvy a 6 rokov, ktoré nasledujú po roku, v ktorom bolo ukončené plnenie zo zmluvy. Osobné údaje spracúvané na tento účel môžu byť poskytnuté na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, a to pri kontrole, dozornej činnosti alebo na základe žiadosti týchto orgánov, ak to vyplýva z osobitných predpisov. V rámci doručovania tovaru môžu byť osobné údaje poskytnuté Slovenskej pošte, a.s. Poučenie: Poskytnutie osobných údajov je požiadavkou nevyhnutnou na uzatvorenie kúpnej zmluvy. Bez poskytnutia osobných údajov nebude možné uzatvorenie kúpnej zmluvy a tým pádom aj dodanie tovaru. V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedený účel má dotknutá osoba nasledovné práva: právo na prístup, právo na opravu, právo na vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť, právo podať sťažnosť dozornému orgánu (podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých práv nájdete v sekcii výkon práv dotknutej osoby). 3.2.3 spracúvanie osobných údajov na účely riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie Spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v platnom znení a na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmu a v zmysle zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v platnom znení. Doba uchovávania osobných údajov na tento účel je nasledovná:

• 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy týkajú (§ 35 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve),
• 10 rokov (§ 69 zák. č. 563/2009 Z.z. o správe daní (Daňový poriadok)) od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov (§ 69 zák. 563/2009 Z.z. o správe dní (Daňový poriadok);

4. Prenos osobných údajov do tretích krajín a medzinárodných organizácií

4.1 Pri spracúvaní vašich osobných údajov nedochádza zo strany Prevádzkovateľa k prenosu týchto údajov do tretích krajín.

5. Profilovanie a automatizované rozhodovanie

5.1 Pri spracúvaní vašich osobných údajov nedochádza k profilovaniu. 5.2 Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje dotknutých osôb žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania.

6. Práva dotknutých osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov

6.1 Nariadenie GDPR priznáva dotknutým osobám v súvislosti so spracúvaním osobných údajov viaceré práva. Obsah jednotlivých práv je uvedený v ďalšom texte ako aj pri jednotlivých účeloch spracúvania osobných údajov. V tejto časti sú jednotlivé práva dotknutej osoby uvedené všeobecne, ale platí, že niektoré práva dotknutej osoby sú naviazané na konkrétny právny základ spracúvania osobných údajov. Dotknutej osobe je preto odporúčané oboznámiť sa aj so znením jednotlivých informačných povinností, kde sú práva dotknutých osôb uvedené aj so zohľadnením daného právneho základu pre konkrétny účel spracúvania osobných údajov. 6.2 V prípade, že sa dotknutá osoba rozhodne realizovať svoje práva vyplývajúce z Nariadenia GDPR, môže tak uskutočniť prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v bode 2.2 týchto Zásad. V súlade s ustanovením čl. 12 ods. 3 Nariadenia GDPR Spoločnosť poskytne dotknutej osobe informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe jej žiadosti, bez zbytočného odkladu a v každom prípade do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. V prípade predĺženia lehoty bude Spoločnosť o tejto skutočnosti informovať dotknutú osobu do jedného mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi zmeškania lehoty. Ak dotknutá osoba podala žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa podľa možnosti poskytnú elektronickými prostriedkami, pokiaľ dotknutá osoba nepožiadala o iný spôsob. Ak Spoločnosť neprijme opatrenia na základe žiadosti dotknutej osoby, bezodkladne a najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti informuje dotknutú osobu o dôvodoch nekonania, pričom dotknutá osoba má v takomto prípade možnosť podať sťažnosť dozornému orgánu a uplatniť súdny prostriedok nápravy. Všetky informácie sa dotknutej osobe poskytujú bezplatne. 6.3 Ak sú žiadosti dotknutej osoby podľa predchádzajúceho bodu zjavne neopodstatnené alebo neprimerané, najmä pre ich opakujúcu sa povahu, Spoločnosť je oprávnená: a) požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácii alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo b) odmietnuť konať na základe žiadosti. 6.4 V prípade ak má Spoločnosť oprávnené pochybnosti ohľadne totožnosti fyzickej osoby, ktorá si uplatnila žiadosť dotknutej osoby (v zmysle článku 15 až 22 Nariadenia GDPR), je oprávnená požiadať o poskytnutie dodatočných informácii potrebných na potvrdenie totožnosti dotknutej osoby. 6.5 Jednotlivé práva dotknutých osôb (všeobecne): a. Právo dotknutej osoby na prístup k údajom ( čl. 15 Nariadenia GDPR): Dotknutá osoba má právo na potvrdenie o tom, či prevádzkovateľ spracúva jej osobné údaje, má právo získať prístup k týmto údajom, má právo na informácie ohľadne tohto spracúvania a na poskytnutie kópií osobných údajov, ktorými o dotknutej osobe prevádzkovateľ disponuje. Ak dotknutá osoba podala žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa poskytnú v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ dotknutá osoba nepožiadala o iný spôsob. b. Právo dotknutej osoby na opravu (čl. 16 Nariadenia GDPR): Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účely spracúvania má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia. c. Právo dotknutej osoby na vymazanie (čl. 17 Nariadenia GDPR): Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu vymazal osobné údaje, ktoré sa týkajú dotknutej osoby ak je splnený niektorý z dôvodov uvedených v čl. 17 Nariadenia GDPR, a to:

• osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali,
• dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva ak neexistuje iný právny základ spracúvania osobných údajov,
• dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie,
• osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
• osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Európskej únie alebo práva Slovenskej republiky,
• osobné údaje sa získali v súvislosti s ponukou služieb informačnej povinnosti podľa čl. 8 ods. 1 Nariadenia GDPR;

• na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie,
• na splnenie zákonnej povinnosti podľa práva Európskej únie a práva Slovenskej republiky alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci,
• z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia,
• z dôvodov spracúvania na tzv. privilegované účely (archivácia vo verejnom záujme, vedecký alebo historický výskum, štatistické účely), pokiaľ je pravdepodobné, že právo dotknutej osoby na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania,
• na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;

• dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov (obmedzenie spracúvania sa vzťahuje na obdobie počas overovania správnosti osobných údajov),
• spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,
• prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov,
• dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu, ktoré je vykonávané na právnom základe verejného záujmu alebo oprávneného záujmu, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby;

• nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo
• dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

• nevyhnutné na uzatvorenie zmluvy medzi dotknutou osobou a prevádzkovateľom,
• povolené právom Únie alebo právom členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha a ktorým sa zároveň stanovujú aj vhodné opatrenia zaručujúce ochranu práv a slobôd a oprávnených záujmov dotknutej osoby, alebo
• založené na výslovnom súhlase dotknutej osoby.

7. Záverečné informácie

Toto oznámenie je platné a účinné od 1. 1. 2023. Prevádzkovateľ si zároveň vyhradzuje právo aktualizovať skutočnosti uvedené v tomto oznámení, pričom aktuálna verzia bude zverejnená na tomto mieste